Timp de patru ani, firmele din România au tot auzit că e-Factura „urmează". De la 1 iulie 2026 nu mai există nimeni pentru care încă urmează. Ultima amânare — cea pentru contribuabilii mici, sub 500.000 de euro cifră de afaceri — a expirat, iar SAF-T se aplică acum tuturor companiilor, indiferent de mărime.
Aproape tot ce s-a scris tratează subiectul ca pe o chestiune fiscală. Nu este. Contabilul îți poate spune ce declarație unde se depune. Ce nu-ți spune nimeni este că regulile astea au schimbat, pe tăcute, cerințele pentru programele pe care le folosești zilnic. Iar asta e o problemă de inginerie, nu de contabilitate.
Ce se aplică în acest moment
Pe scurt, situația în septembrie 2026:
- B2B este obligatoriu din ianuarie 2024, între entități înregistrate în scopuri de TVA în România.
- B2C a urmat în ianuarie 2025, iar în 2026 regula este pe deplin în vigoare.
- Contribuabilii mici sub 500.000 de euro au avut aplicarea sancțiunilor amânată până la 1 iulie 2026. Data a trecut.
- PFA identificate prin CNP intră în sistem de la 1 iunie 2026, conform OG 6/2026.
- Termenul de transmitere s-a schimbat la 1 ianuarie 2026, de la cinci zile calendaristice la cinci zile lucrătoare. Ziua emiterii facturii nu intră în calcul.
- SAF-T (D406) este obligatoriu pentru toate companiile în 2026, lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală de TVA.
Amenzile sunt pe categorii de contribuabil: aproximativ 5.000–10.000 lei per abatere pentru contribuabilii mari, 2.500–5.000 lei pentru cei mijlocii și 1.000–2.500 lei pentru restul. Separat, și mult mai dureros, emiterea sau primirea unei facturi în afara sistemului atrage o sancțiune de 15% din valoarea facturii — aplicată ambelor părți. Un furnizor care îți trimite factură pe hârtie îți creează ție o expunere, nu doar lui.
O precizare care merită spusă direct: termenele astea s-au mutat de mai multe ori, în ambele sensuri. Înainte de o decizie cu bani în joc, verifică poziția curentă la ANAF sau la contabilul tău, nu într-un articol — inclusiv în ăsta.
Partea care e, de fapt, problemă de software
O fereastră de cinci zile lucrătoare sună confortabil — până când urmărești unde se nasc, concret, facturile tale.
În majoritatea firmelor mici și mijlocii, o factură nu se creează într-un singur loc. Un om de vânzări stabilește condițiile pe email. Altcineva tastează liniile într-un program de contabilitate, poate dintr-un PDF cu oferta, poate după o discuție la telefon. Avizul se scrie separat. La final de lună, cineva pune cap la cap cele trei.
Procesul ăsta tolera erorile pentru că avea joc în el. Un cod de TVA greșit, descoperit peste două săptămâni, se corecta discret. Acum factura pleacă la ANAF în cinci zile lucrătoare, este validată automat și e respinsă dacă structura nu e corectă. Jocul a dispărut.
Deci întrebarea reală nu este „cum trimit facturi în e-Factura". O fac zeci de programe. Întrebarea este: de unde vin datele și sunt corecte înainte să ajungă acolo?
Trei tipare de eșec pe care le vedem constant
Datele se introduc de două ori
Oferta se face într-un sistem, factura se retastează în altul. Fiecare retastare e o șansă de nepotrivire între ce a acceptat clientul și ce primește ANAF. Când cele două nu coincid, corectura nu mai e internă — devine o corectură formală într-un sistem al statului.
Datele despre produse nu sunt suficient de structurate
e-Factura cere câmpuri precise: unitate de măsură, cantitate, preț unitar, cotă de TVA pe fiecare linie. Firmele care au scris cincisprezece ani descrieri libere pe facturi descoperă că „1 set scaune, conform înțelegerii" nu e o linie pe care un validator o acceptă. De obicei asta e cea mai mare bucată de muncă — și nu are nicio legătură cu e-Factura în sine.
Nimeni nu răspunde de respingeri
Facturile sunt respinse. Un mesaj de validare ajunge într-o căsuță pe care n-o urmărește nimeni, și trec cele cinci zile lucrătoare. Amenda nu e pentru că ai trimis o factură greșită — e pentru că n-ai trimis una corectă la timp. O listă de respingeri cu un responsabil clar valorează mai mult decât orice integrare deșteaptă.
Ce merită reparat întâi
Dacă ești conform, dar te doare în fiecare lună, ordinea care se amortizează cel mai repede este:
Întâi, o singură sursă de adevăr pentru produse. Coduri, unități de măsură, cote de TVA, prețuri. O listă, folosită de site, de oferte și de facturi. Aproape orice problemă din aval e simptomul faptului că ai trei versiuni ale acestei liste.
Apoi, generează factura din documentul care a precedat-o. Dacă un client a acceptat o ofertă, factura ar trebui construită din acea ofertă, nu tastată din nou. Asta elimină dintr-o mișcare cea mai mare categorie de nepotriviri.
În al treilea rând, fă respingerile vizibile. Un ecran, o alertă, orice vede un om cu adevărat. Nu o regulă de email.
Observă că niciuna dintre cele trei nu e despre e-Factura. Sunt despre datele tale, corecte și introduse o singură dată. e-Factura doar a făcut costul neglijenței vizibil și imediat.
Oportunitatea ascunsă în obligație
Aici e partea ușor de ratat în timp ce înjuri birocrația. Ca să fii conform, ai fost obligat să-ți structurezi corect datele despre produse și tranzacții. Exact datele alea îți trebuie pentru tot ce amâni de ani de zile.
Odată ce liniile de produs sunt curate și citibile de mașină, generarea unei oferte cu prețuri pentru un client înseamnă aceleași date în alt layout. La fel și un catalog PDF gata de tipar. La fel și rapoartele de vânzări care înainte luau o zi. Firmele care au tratat obligația ca pe o corvoadă au costul. Cele care au tratat-o ca pe o curățenie de date au costul și activul.
Dacă tot ești obligat să-ți structurezi datele, merită structurate o singură dată, ca lumea, într-o formă care servește mai mult decât fiscul.
Conform, dar te costă o zi în fiecare lună?
Spune-ne de unde vin de fapt facturile tale — emailurile, fișierele Excel, retastarea — și îți arătăm care pas produce munca dublă. Treizeci de minute, fără prezentare de vânzări.
Spune-ne ce se repetă→Întrebări frecvente
Cine mai are obligația e-Factura în 2026?
Toată lumea. B2B este obligatoriu din ianuarie 2024, B2C din ianuarie 2025, amânarea sancțiunilor pentru contribuabilii mici sub 500.000 de euro a expirat la 1 iulie 2026, iar PFA identificate prin CNP au intrat în sistem de la 1 iunie 2026. SAF-T (D406) se aplică tuturor companiilor în 2026.
În cât timp trebuie trimisă o factură în e-Factura?
Cinci zile lucrătoare de la data livrării. Termenul s-a schimbat la 1 ianuarie 2026, de la cinci zile calendaristice, iar ziua emiterii facturii nu intră în calcul.
Ce amendă se aplică pentru o factură trimisă în afara sistemului?
Pe lângă amenzile pe categorii de contribuabil — aproximativ 1.000–10.000 lei per abatere — emiterea sau primirea unei facturi în afara RO e-Factura atrage o sancțiune de 15% din valoarea facturii, aplicată atât emitentului cât și beneficiarului.